Kto reprezentuje wspólnotę mieszkaniową w procesie cywilnym? Jakie dokumenty należy złożyć w sądzie, żeby wykazać prawo do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej?
Analiza
Zgodnie z ustawą o własności lokali ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana w zakresie spraw związanych z nieruchomością wspólną. Wspólnota mieszkaniowa, choć nie jest osobą prawną, posiada jednak zarówno tzw. zdolność prawną – tj. zdolność do bycia podmiotem praw i obowiązków, jak i zdolność procesową polegającą na możliwości występowaniu przez wspólnotę mieszkaniową jako strona (powód, pozwana) w postępowaniu cywilnym. Jak przy każdym podmiocie zbiorowym pojawia się w takiej sytuacji problem należytej reprezentacji prawnej wspólnoty mieszkaniowej, a więc wskazania osób, które w imieniu wspólnoty mieszkaniowej mogą dokonywać czynności prawnych, w tym czynności procesowych (składać pozwy, apelacje, pisma procesowe, uczestniczyć w rozprawie). Problem reprezentacji wspólnot mieszkaniowych należy rozważyć w odniesieniu do poszczególnych sposobów sprawowania zarządu nieruchomością wspólną przez wspólnoty mieszkaniowe, wynikających z ustawy o własności lokali oraz z praktyki gospodarczej.
Zarząd nieruchomością wspólną w ramach wspólnot mieszkaniowych przyjmuje następujące formy:
- zarządu jedno lub kilkuosobowego, składającego się ze współwłaścicieli, ustanowionego w umowie współwłaścicieli zawartej w formie aktu notarialnego, bądź w uchwale zmieniającej sposób zarządu ustanowiony w umowie (zaprotokołowanej przez notariusza) – umowa lub protokół określa wówczas sposób reprezentacji, jeżeli zarząd jest kilkuosobowy oświadczenia woli za wspólnotę składają przynajmniej dwaj jego członkowie;
- powierzenia zarządu podmiotowi zewnętrznemu – osobie fizycznej, będącej licencjonowanym zarządcą nieruchomości, lub osobie prawnej zatrudniającej zarządców – w umowie zawartej przez współwłaścicieli w formie aktu notarialnego, bądź w uchwale zmieniającej sposób zarządu ustanowiony w umowie (zaprotokołowanej przez notariusza) – w takim przypadku nie wybiera się zarządu spośród współwłaścicieli, a osoba której zarząd powierzono wykonuje w imieniu wspólnoty wszystkie czynności prawne, w granicach wynikających z umowy lub uchwały ją powołującej;
- wykonywania czynności zarządu przez współwłaścicieli zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego o współwłasności – tylko jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie przekracza siedmiu;
- zarządu jedno lub kilkuosobowego powołanego przez współwłaścicieli w drodze uchwały podjętej w zwykłej formie pisemnej (bez udziału notariusza), członkami zarządu mogą być współwłaściciele oraz inne osoby fizyczne, uchwała współwłaścicieli powinna określać sposób reprezentacji, jeżeli zarząd jest kilkuosobowy oświadczenia woli za wspólnotę składają przynajmniej dwaj jego członkowie;
- zlecenia przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej, wybrany w jednym z powyższych trybów, lub współwłaścicieli (w przypadku wspólnoty mieszkaniowej obejmującej mniej niż siedem lokali), usług w zakresie zarządu nieruchomością podmiotowi zewnętrznemu – licencjonowanemu zarządcy nieruchomości – z jednoczesnym umocowaniem go w drodze pełnomocnictwa do wykonywania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej określonych czynności prawnych.
Uwzględniając wyżej opisane formy zarządu nieruchomością wspólną, w postępowaniu cywilnym w imieniu wspólnoty mieszkaniowej występować mogą następujące osoby:
- członek/członkowie zarządu powołani na mocy umowy współwłaścicieli zawartej w formie aktu notarialnego lub na mocy uchwały współwłaścicieli zaprotokołowanej przez notariusza – w takim przypadku w celu wykazania umocowania do działania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej w sądzie należy przedłożyć notarialny wypis umowy lub protokołu sporządzonego przez notariusz zawierającego stosowną uchwałę;
- podmiot zewnętrzny – licencjonowany zarządca nieruchomościami – któremu zarząd powierzono w umowie współwłaścicieli zawartej w formie aktu notarialnego lub w formie uchwały współwłaścicieli zaprotokołowanej przez notariusza – w takim przypadku w celu wykazania umocowania do działania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej w sądzie należy przedłożyć notarialny wypis umowy lub protokołu sporządzonego przez notariusz zawierającego stosowną uchwałę. Jeżeli zarząd został powierzony osobie prawnej, przed sądem powinny występować osoby uprawnione do reprezentacji tej osoby prawnej. Należy zatem również wykazać umocowanie tych osób do występowania w imieniu osoby prawnej, której powierzono zarząd nieruchomości. Należy to uczynić przedkładając odpis tej osoby prawnej z Krajowego Rejestru Sądowego w oryginale, lub elektroniczny wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego.
- współwłaściciel nieruchomości występujący samodzielnie w charakterze powoda, w przypadku wspólnot mieszkaniowych obejmujących nie więcej niż siedem lokali. Zgodnie z zasadami dotyczącymi współwłasności wynikającymi z Kodeksu cywilnego, każdy ze współwłaścicieli może wykonywać wszelkie czynności i dochodzić wszelkich roszczeń, które zmierzają do zachowania wspólnego prawa. Każdy współwłaściciel może zatem wnieść pozew i występować przed sądem w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej. Natomiast w przypadku pozwu skierowanego przeciwko wspólnocie mieszkaniowej, konieczny jest co do zasady udział wszystkich współwłaścicieli, mamy tu bowiem do czynienia z tak zwanym współuczestnictwem koniecznym. W sprawach związanych z nieruchomością wspólną zatem powód będzie musiał pozywać zawsze wszystkich współwłaścicieli nieruchomości, obejmującej mniej niż siedem lokali. W celu wykazania swojej legitymacji do udziału w postępowaniu dotyczącym nieruchomości wspólnej, współwłaściciel powinien przedłożyć w sądzie oryginał odpisu księgi wieczystej nieruchomości wspólnej oraz odpisu nieruchomości lokalowej (aby wykazać, że jest współwłaścicielem oraz, że wspólnota obejmuje nie więcej niż siedem lokali).
- członek/członkowie zarządu powołani na mocy uchwały współwłaścicieli podjętej w formie zwykłej (bez udziału notariusza) – w takim przypadku w celu wykazania umocowania do działania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej w sądzie należy przedłożyć oryginał lub notarialnie poświadczoną kopię uchwały współwłaścicieli, powołującej zarząd wspólnoty mieszkaniowej oraz odpis z księgi wieczystej dla nieruchomości wspólnej;
- podmiot zewnętrzny – licencjonowany zarządca nieruchomości – któremu zarząd wspólnoty mieszkaniowej zlecił świadczenie usług w zakresie zarządzania nieruchomością wspólną oraz, który został umocowany przez zarząd do reprezentowania wspólnoty – w takim przypadku w sądzie należy przedłożyć oryginał lub notarialnie poświadczoną kopię umowy pomiędzy wspólnotą mieszkaniową a zarządcą oraz oryginał lub notarialnie poświadczoną kopię pełnomocnictwa dla tego zarządcy oraz uchwały wspólników, z których wynika powołanie osób, które podpisały umowę i pełnomocnictwo do zarządu wspólnoty mieszkaniowej oraz odpis z księgi wieczystej nieruchomości wspólnej.
Należy pamiętać o tym, że w przypadku zastępowania w postępowaniu cywilnym wspólnoty mieszkaniowej przez profesjonalnego pełnomocnika (radcę prawnego, lub adwokata), pełnomocnictwo udzielone takiemu pełnomocnikowi powinno być udzielone przez osoby upoważnione do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej, zgodnie z wyżej opisanymi zasadami. Profesjonalny pełnomocnik powinien wraz z pełnomocnictwem złożyć wszystkie dokumenty niezbędne do wykazania, że osoby które udzieliły mu pełnomocnictwa są uprawnione do działania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej. Dokumenty te pełnomocnik składa w odpisach, które może samodzielnie uwierzytelnić.
Wnioski
W postępowaniu cywilnym w imieniu wspólnoty mieszkaniowej powinny występować osoby uprawnione do reprezentacji wspólnoty, a więc przede wszystkim członkowie zarządu wspólnoty powołani uchwałą współwłaścicieli lub umową współwłaścicieli zawartą w formie aktu notarialnego. Reprezentować wspólnotę mogą nadto osoby fizyczne lub prawne, którym współwłaściciele powierzyli zarząd w drodze umowy zawartej w formie aktu notarialnego, lub w drodze uchwały zmieniającej sposób zarządu zaprotokołowanej przez notariusz. W postępowaniu cywilnym wspólnota mieszkaniowa może być nadto reprezentowana przez osobę, której zarząd wspólnoty zlecił świadczenie usług w zakresie zarządzania nieruchomością, jeżeli zarząd jednocześnie umocował tą osobę do występowania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej. W przypadku wspólnoty mieszkaniowej obejmującej nie więcej niż siedem lokali, pozywać w imieniu wspólnoty może każdy ze współwłaścicieli. W przypadku pozwania takiej wspólnoty w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej konieczny jest udział w postępowaniu wszystkich współwłaścicieli.
W celu wykazania uprawnieninia do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej należy złożyć w sądzie dokumenty, z których wynika to umocowanie, takie jak: umowa wspólników zawarta w formie aktu notarialnego, uchwały współwłaścicieli powołujące zarząd lub powierzające zarząd osobie fizycznej lub prawnej (zaprotokołowane przez notariusza), umowa z zarządcą nieruchomości, której zarząd zlecił świadczenie usług w zakresie zarządzania nieruchomością oraz pełnomocnictwo upoważniające zarządcę do występowania w imieniu wspólnoty przed sądami, odpisy z księgi wieczystej dotyczące nieruchomości wspólnej. W przypadku reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej przez osobę prawną należy pamiętać również o przedłożeniu odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego tej osoby, w celu wykazania umocowania występujących osób do działania w imieniu tej osoby prawnej.