Księga wieczysta stanowi podstawową bazę wiedzy przedstawiającą – przynajmniej w założeniu – aktualny stan prawny nieruchomości, ukazujący prawa rzeczowe oraz prawa obligacyjne przysługujące określonym podmiotom. Księgi wieczyste zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (ukwih) prowadzone są dla danej nieruchomości (gruntowej/budynkowej/lokalowej) lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu (ograniczonego prawa rzeczowego).
W praktyce – bardzo często, księga wieczysta prowadzona dla danej nieruchomości staje się przedmiotem zainteresowania dopiero na etapie przygotowywania określonej transakcji: kupna, sprzedaży, darowizny, podziału majątku, itp. O ile stan prawny nieruchomości, ujawniony w księdze wieczystej jest zgodny ze stanem faktycznym, jest duża szansa aby przygotowywana transakcja przebiegła sprawnie i zgodnie z planem. Gorzej jeśli w toku podejmowanych czynności, okaże się, że wpisy w księdze wieczystej nie są aktualne, ktoś inny wpisany jest jako właściciel nieruchomości, albo dla nieruchomości założone są dwie księgi wieczyste. Wówczas, mamy do czynienia z sytuacją, w której stan prawny ujawniony w księdze wieczystej nie jest zgodny ze stanem faktycznym. Na szczęście, w zależności od sytuacji i okoliczności, istnieją odpowiednie instrumenty prawne, dzięki którym powyższe niezgodności można usunąć. Należy mieć jednak na uwadze, że każda czynność mająca na celu doprowadzenie księgi wieczystej do stanu zgodnego ze stanem faktycznym może mieć znaczny wpływ na wydłużenie momentu sfinalizowania przygotowywanej transakcji.
Istnienie dwóch ksiąg wieczystych
Jedną z przyczyn istnienia dwóch ksiąg wieczystych jest założenie przez właściwy sąd wieczystoksięgowy księgi wieczystej dla nieruchomości, dla której wcześniej urządzono już księgę wieczystą. Jest to możliwe na skutek tego, że postępowanie dot. założenia księgi wieczystej jest postępowaniem wnioskowym, które odbywa się na wniosek osoby uprawnionej lub uprawniony organ. Sąd w tym zakresie bada jedynie treść i formę wniosku. W zakresie kognicji sądu nie pozostaje natomiast badanie czy prowadzona jest już księga wieczysta dla danej nieruchomości, a w tym zakresie opiera się na oświadczeniach zawartych w załączonych dokumentach. Jeśli te spełniają wymagania formalno-prawne, a sąd z urzędu nie poweźmie informacji o braku możliwości założenia księgi wieczystej, wówczas zobowiązany jest uwzględnić wniosek i dokonać pierwszego wpisu w nowo założonej księdze wieczystej.
Istnienie dwóch ksiąg wieczystych dla nieruchomości nie jest sytuacją prawidłową i jest oczywiste, że nie powinno dojść do założenia wielu ksiąg wieczystych dla tej samej nieruchomości (bądź ograniczonego prawa rzeczowego). Niestety sytuacja taka ma w praktyce miejsce i zdarza się dość często w przypadku chociażby spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Ustanowienie tego ograniczonego prawa rzeczowego następowało poprzez zawarcie umowy pomiędzy członkiem spółdzielni mieszkaniowej a spółdzielnią. Umowa taka wymagała formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przy zawieraniu powyższej umowy, nabywca spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub sama spółdzielnia mieszkaniowa, składała wniosek o założenie księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Założenie odrębnej księgi wieczystej nie było obowiązkiem, lecz uprawnieniem, z której mógł skorzystać zarówno uprawniony do prawa jak i sama spółdzielnia mieszkaniowa, pozostająca właścicielem budynku, jeżeli przysługiwało jej prawo własności gruntu, na którym budynek został wzniesiony lub użytkownikiem wieczystym tego gruntu. Na mocy przepisów ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, osoby uprawnione do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, uzyskały możliwość przekształcenia tego prawa w prawo odrębnej własności lokalu (art. 1714 ww. ustawy), pod warunkiem wniesienia w całości do spółdzielni wkładu budowlanego i braku opóźnienia w płatnościach z tytułu opłat eksploatacyjnych. Przekształcenie tego prawa formalnie następowało poprzez zawarcie umowy przeniesienia własności lokalu zawieranej w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Zgodnie jednak z przepisami ukwih, w sytuacji gdy dla przekształcanego spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu była urządzona już księga wieczysta, nie zakłada się nowej księgi wieczystej dla lokalu, lecz dotychczasowa księga staje się księgą wieczystą dla wyodrębnionego lokalu. Powyższe oznacza, że w przypadku założenia wcześniej księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, wraz z umową przeniesienia własności do sądu wieczystoksięgowego powinien zostać złożony wniosek o wpis w istniejącej księdze wieczystej tego prawa i wykreślenie dotychczasowego wpisu, a nie wniosek o założenie nowej księgi wieczystej dla wyodrębnionego lokalu. Taka sytuacja powoduje, że w rezultacie w sądzie rejonowym mogą funkcjonować dwie księgi wieczyste, jedna dla lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość, druga dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
Wniosek o zamknięcie księgi wieczystej
Jednym z mechanizmów pozwalających na usunięcie powyższej niezgodności polegającej na istnieniu dwóch ksiąg wieczystych, może być wniosek o zamknięcie jednej księgi wieczystej. Przepisy prawa wprowadzają zamknięty katalog przesłanek umożliwiających zamknięcie księgi wieczystej. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów, zamknięcia księgi wieczystej dokonuje się m.in. w sytuacji gdy jej prowadzenie stało się bezprzedmiotowe. Należy jednak pamiętać, że czynność polegającą na zamknięciu księgi wieczystej jest wyłącznie czynnością techniczną, w ramach której sąd nie prowadzi postępowania merytorycznego oraz nie ingeruje w zawartość księgi. Wydaje się więc dopuszczalne powołanie się na bezprzedmiotowość dalszego prowadzenia jednej księgi wieczystej, w przypadku równoległego funkcjonowania dwóch ksiąg wieczystych określających te same prawa. Podkreślić jednak należy, że wniosek ten jest właściwy jedynie w przypadkach gdy wszystkie księgi wieczyste prowadzone dla danej nieruchomości (lub prawa) ujawniają ten sam stan prawny i nie ma sporu (np. w kwestii własności) wymagającego rozstrzygnięcia merytorycznego co do prawidłowości wpisów.
Pozew o uzgodnienie treści księgi wieczystej
W odwrotnej sytuacji, gdy księgi wieczyste prowadzone dla danej nieruchomości ujawniają odmienny stan prawny, to znaczny w przypadku np. sporu o prawo własności nieruchomości, dla której założone są dwie księgi wieczyste ujawniające różnych właścicieli, wniosek o zamknięcie księgi wieczystej – na podstawie przepisów wykonawczych nie będzie stanowił wystarczającego instrumentu prawnego dla ochrony interesów właściciela. W takim przypadku istnieje konieczność zbadania przez sąd wszystkich rozbieżności i podjęcia merytorycznego rozstrzygnięcia jakiemu podmiotowi przysługuje określone prawo i która księga wieczysta powinna zostać zamknięta. Możliwe jest to za pomocą powództwa o usunięcie niezgodności w stanie prawnym nieruchomości na podstawie art. 10 ust. 1 ukwih. Powyższe znajduje także potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego (III CZP 16/96), który zgodnie z Uchwałą z dnia 29 lutego 1996 r. stanął na stanowisku, że w sytuacji, gdy ta sama, oznaczona ewidencyjnie działka, objęta jest dwiema księgami wieczystymi, w których ujawnieni są różni właściciele, dopuszczalne jest powództwo o uzgodnienie stanu prawnego ujawnionego w jednej z tych ksiąg z rzeczywistym stanem prawnym. W zależności od stanu faktycznego, usunięcie niezgodności polegałoby na ustaleniu właściciela nieruchomości i zamknięciu drugiej księgi wieczystej. Należy jednak pamiętać, że sprawa z powództwa o uzgodnienie treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym jest sprawą majątkową, w związku z czym w pozwie należy podać wartość przedmiotu sporu, którą stanowi de facto wartość dochodzonego prawa. W przypadku zatem sporu co do własności nieruchomości, dla której prowadzone są dwie księgi wieczyste, wartością przedmiotu sporu może być wartość całej nieruchomości. Należy również pamiętać, że pozew ten podlega stosownej opłacie. Jeśli wartości przedmiotu sporu wynosi ponad 40 000 złotych pobiera się opłatę stałą w kwocie 2000 złotych. Jeżeli wartość przedmiotu sporu mieści się w przedziale od 20 000 do 40 000 zł, pobierana jest wówczas opłata stosunkowa wynosząca 5% wartości przedmiotu sporu.
Podsumowując, należy pamiętać, że dbanie o poprawność wpisów w księdze wieczystej leży w interesie każdej osoby, której przysługuje określone prawo własności, użytkowania wieczystego lub inne ograniczone prawo rzeczowe. Z wpisem do ksiąg wieczystych prawo bowiem wiąże określone skutki i szereg domniemań chroniących nabywcę określonego prawa, które szczegółowo reguluje ustawa o księgach wieczystych i hipotece. Istnienie dwóch ksiąg wieczystych dla tej samej nieruchomości stanowi sytuację niepożądaną ale możliwą do rozwiązania. Warto jednak mieć na uwadze, że w zależności od stanu faktycznego, wykorzystanie odpowiednich instrumentów rozwiązujących powyższą sytuacje może okazać się kosztowne i czasochłonne.