Jakie dokumenty są niezbędne do ustanowienia odrębnej własności lokalu?
Analiza
Problematykę odrębnej własności lokali reguluje ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r., nr 80, poz. 903). Zgodnie z jej postanowieniami ustanowienie odrębnej własności lokalu może nastąpić przede wszystkim w drodze umowy lub jednostronnej czynności prawnej właściciela. Dla obu tych czynności konieczna jest forma aktu notarialnego. Alternatywą dla umownego ustanowienia odrębnej własności lokali w przypadku nieruchomości objętych współwłasnością, jest sądowe zniesienie własności przez ustanowienie odrębnej własności lokali. Zanim jednak będzie to możliwe niezbędne jest spełnienie kilku określonych ustawą wymagań.
Pierwszą przesłanką do ustanowienia odrębnej własności jest samodzielność lokalu, która polega na wydzieleniu, w obrębie budynku, trwałymi ścianami izb lub zespołu izb przeznaczonych na stały pobyt ludzi, które wraz z pomieszczeniami przynależnymi służą zaspokajaniu ich potrzeb mieszkaniowych lub przeznaczone są na cele inne niż mieszkalne. Stwierdzenie samodzielności lokalu następuje w dokumencie urzędowym tzw. zaświadczeniu o samodzielności lokalu, które jest wydawane przez starostę (prezydenta miasta w miastach na prawach powiatu) na wniosek każdego, kto ma w tym interes prawny.
Z odrębną własnością lokalu związany jest udział w nieruchomości wspólnej, obejmującej grunt, na którym wybudowany jest budynek, w którym znajduje się lokal, oraz części wspólne tego budynku. Z tego względu do wniosku o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu, oprócz szkicu przedstawiającego rzuty lokali i pomieszczeń przynależnych, z jednoznacznym opisem pomieszczeń, konieczne jest załączenie inwentaryzacji budowlanej budynku. Wszystkie te dokumenty powinny być wykonane przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane. Na podstawie inwentaryzacji ustala się wielkość udziału w nieruchomości wspólnej przypadającego na dany lokal, który powinien odpowiadać stosunkowi powierzchni danego lokalu do sumy powierzchni wszystkich lokali (chyba że współwłaściciele w umowie postanowią inaczej). Jest to o tyle istotne, że nie jest możliwe ustanowienie odrębnej własności lokalu bez wyraźnego określenia jego udziału w nieruchomości wspólnej.
Jeżeli starosta otrzymał pełną i prawidłowo sporządzoną dokumentację wydaje zaświadczenie o samodzielności, które powinno precyzyjnie określać adres i numer lokalu, dla którego zostało wydane, oznaczenie z ewidencji gruntów i budynków, jak również pomieszczenia wchodzące w skład lokalu. Oczywiście najważniejszą częścią powyższego zaświadczenia jest stwierdzenie, że przedmiotowy lokal jest samodzielnym lokalem (mieszkalnym lub niemieszkalnym). Wraz z zaświadczeniem organ umieszcza pieczęcie na inwentaryzacji, czyniąc z niej załącznik do zaświadczenia.
Po uzyskaniu zaświadczenia konieczne jest złożenie wniosku o założenie dla lokalu tzw. kartoteki lokali, którego zasadniczym celem jest ujawnienie lokalu w ewidencji gruntów i budynków, prowadzonej przez właściwego ze względu na położenie lokalu starostę (prezydenta miasta). Najczęściej ewidencję gruntów i budynków prowadzą powiatowe lub miejskie jednostki organizacyjne odpowiedzialne za geodezję i kataster nieruchomości. Wraz ze złożeniem wniosku o założenie kartoteki lokalu należy wypełnić wniosek o wydanie wypisu z kartoteki lokali. Do wniosków należy dołączyć uzyskane wcześniej zaświadczenie o samodzielności wraz z inwentaryzacją budynku opieczętowaną przez organ wydający to zaświadczenie. Wypis z kartoteki lokali jest niezbędny przy sporządzaniu aktu notarialnego i uzyskiwaniu wpisu w księdze wieczystej.
Wypis z kartoteki lokali oraz zaświadczenie o samodzielności stanowią podstawę dla notariusza do sporządzenia umowy o ustanowienie odrębnej własności lokalu w formie aktu notarialnego. Akt powinien także zawierać wniosek wieczystoksięgowy o wyodrębnienie samodzielnego lokalu. Uzyskane dokumenty wraz z aktem notarialnym są następnie przesyłane do Wydziału Ksiąg Wieczystych prowadzonego przez właściwy dla danej sprawy Sąd Rejonowy. Dokonuje tego notariusz. Wpis w księdze wieczystej ma charakter konstytutywny, co oznacza, że w obrocie prawnym odrębna własność lokalu powstaje dopiero w momencie założenia księgi wieczystej dla tego lokalu.
Jak wyżej sygnalizowano odrębna własność lokali może zostać ustanowiona także w drodze postanowienia sądowego w postępowaniu o zniesienie współwłasności. Ten tryb praktykowany jest głównie w przypadku sporu współwłaścicieli co do podziału nieruchomości. Aby zapadło takie postanowienie lokal musi oczywiście spełniać warunek samodzielności i co do zasady konieczne jest spełnienie wszystkich określonych powyżej wymagań formalnych (sporządzenie inwentaryzacji i uzyskanie zaświadczenia o samodzielności lokalu). Z tym jednak zastrzeżeniem, że sąd może dokonać oceny samodzielnie, korzystając z opinii biegłego, specjalisty w zakresie spraw architektoniczno-budowlanych bez konieczności zwracania się do starosty o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu (por. postanowienie SN z 13.3.1997 r., III CKN 14/97). Praktyka powszechna jest jednak taka, ze sędziowie wymagają przedłożenia zaświadczenia o samodzielności lokali, żeby samodzielnie nie rozstrzygać tej kwestii. Postanowienie sądu o zniesieniu współwłasności przez ustanowienie odrębnej własności lokali musi zawierać wszelkie niezbędne dane, takie jak rodzaj, położenie i powierzchnię lokali oraz pomieszczeń do nich przynależnych oraz wielkość udziałów przypadających poszczególnym lokalom w nieruchomości wspólnej. Prawomocne postanowienie sądu jest podstawą wpisu w księdze wieczystej, z tym że do postanowienia należy jeszcze dołączyć wypis z kartoteki lokali. Praktyczna rada jest taka, żeby w przypadku sądowego ustanawiania odrębnej własności lokali zaopatrzyć się w co najmniej dwa egzemplarze inwentaryzacji oraz dwa egzemplarze zaświadczenia o samodzielności (oryginał i urzędowy odpis), dlatego że dokumenty te trzeba będzie złożyć zarówno w sądzie jak i w organie prowadzącym ewidencję gruntów i budynków, w celu założenia kartoteki lokali. W obu instytucjach wymagane będą oryginały, albo urzędowe odpisy, nie wystarczą zwykłe kopie.
Wnioski
Do ustanowienia odrębnej własności lokali konieczna jest:
- inwentaryzacja budynku (z wszystkimi lokalami) warz z rysunkami lokali sporządzona przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane;
- zaświadczenie wydawane przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta o samodzielności lokalu;
- wypis z kartoteki lokali, założonej na podstawie zaświadczenia i załączonej do niego inwentaryzacji;
- akt notarialny ustanowienia odrębnej własności lokalu (umowa w przypadku współwłasności), sporządzony na podstawie zaświadczenia i wypisu z kartoteki lokali, lub
- prawomocne postanowienie sądu o zniesieniu współwłasności przez ustanowienie odrębnej własności lokali, wydane na podstawie inwentaryzacji i najczęściej zaświadczenia o samodzielności lokali.
Akt notarialny albo prawomocne postanowienie sądu o zniesieniu współwłasności i ustanowieniu odrębnej własności lokali, wraz z wypisem z kartoteki lokali, są podstawą do założenia dla lokalu księgi wieczystej i ujawnienia w niej własności lokalu.